No todos los documentos requieren el mismo trámite. Antes de coordinar una firma, la oficina debe conocer el propósito del documento y verificar qué evidencia será necesaria.
Documentos y actos notariales
- Escrituras de compraventa, donación o adjudicación.
- Poderes generales o especiales.
- Declaraciones juradas y affidávits.
- Capitulaciones matrimoniales.
- Testamentos e instrumentos sucesorios aplicables.
- Actas, legitimaciones de firmas y testimonios.
- Documentos relacionados con hipotecas, cancelaciones y propiedades.
Preparación antes de la firma
La oficina revisa la identidad y capacidad de las personas comparecientes, el propósito del instrumento, la titularidad o autoridad necesaria y los documentos que deben acompañar el trámite. En transacciones sobre inmuebles también puede ser necesario revisar el Registro de la Propiedad, el CRIM y certificaciones contributivas.
Qué debes informar al solicitar la cita
- Tipo general de documento o transacción.
- Nombres completos de las personas que comparecerán.
- Si alguna persona firmará mediante poder o representación.
- Fecha en que se necesita el documento.
- Documentos previos, escrituras o borradores disponibles.
- Si el documento será utilizado fuera de Puerto Rico.
Errores frecuentes antes de coordinar una firma
- Asumir que basta con llegar a firmar sin revisión previa del acto y de la identidad de las partes.
- No informar que una persona comparecerá mediante poder, representación o desde fuera de Puerto Rico.
- Esperar hasta la fecha límite para identificar certificaciones, estudios, escrituras o documentos faltantes.
La oficina debe conocer el propósito del instrumento y revisar los requisitos antes de confirmar la firma.
EvaluaciónConfirmar el acto y los requisitos.
PreparaciónRedactar y revisar el instrumento.
OtorgamientoComparecencia, firma y autorización.
Referencia institucional generalDepartamento de Justicia — Registro de la Propiedad